Фискални устройства

Фискалният апарат е устройство за регистриране и отчитане на продажби на стоки или услуги чрез издаване на фискални касови бележки за съхраняване на данни за регистрираните обороти във фискална памет.

Работа с фискален апарат/устройство

Ако сте търговец и продавате стоки и/или услуги, то трябва да регистрирате и отчитате извършваните продажби чрез издаване на фискална касова бележка (фискален бон) от фискално устройство (наричано за по-кратко ФУ) или касова бележка (системен бон) от Интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (наричана за по-кратко ИАСУТД).

Задължение на търговеца е да монтира и въведе в експлоатация, регистрирани в НАП фискални устройства от датата на започване на дейността на обекта.

Нормативните актове, регламентиращи регистрирането и отчитането на продажби от задължените лица са Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), Наредба №Н-18 от 2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин (Наредба №Н-18/13.12.2006 г.) и Закона за данък върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ). 

Като водещият нормативен документ, който регламентира регистрирането и отчитането на продажби е Наредба № Н-18/13.12.2006 г. , който ще наричаме за по-кратко Наредбата.

В зависимост от спецификата на извършвана дейност в обекта, за документиране на продажбите може да се използват следните типове ФУ:

• електронни касови апарати с фискална памет;
• фискални принтери;
• електронни системи с фискална памет за отчитане на оборотите от продажби на течни горива (наричани за по-кратко ЕСФП);
• фискални устройства, вградени в автомати на самообслужване (наричани за по-кратко ФУВАС).

За да започнете работа с фискално устройство, сте длъжни първо да сключите договор за техническо обслужване и ремонт с лице, получило разрешение от Българския институт по метрология и притежаващо удостоверение за сервизно обслужване. Регистър на фирми за сервизно обслужване на фискални устройства и интегрирани автоматизирани системи, както и одобрените модели ФУ и ИАСУТД можете да намерите в сайта на НАП, както и в Регистър на издадени разрешения за извършване на техническо обслужване и ремонт на фискални устройства/ИАСУТД | БИМ 

При въвеждането в експлоатация сервизната фирма ще Ви издаде свидетелство за регистрация на ФУ и ИАСУТД. След това устройството изпраща съобщение до НАП и получава отговор дали регистрацията е успешна.

Фискалните устройства задължително имат техническа възможност за установяване на дистанционна връзка, чрез която да подават данни към НАП.

Задължения на търговците

Когато се използва фискално устройство за отчитане на продажбите се издава документ с наименование фискален бон, който задължително трябва да съдържа реквизитите, посочени в чл. 26 от Наредбата и да отговаря на приложения в нея образец:

Лицата, които отговарят на нормативните изисквания на Наредбата, могат да използват алтернативен начин за отчитане на продажбите на стоки и/или услуги, а именно ИАСУТД. В този случай при регистриране на продажба, се издава документ с наименование системен бон, който също трябва да съдържа посочените по-горе задължителни реквизити.

Фискален бон от ФУ и системен бон от ИАСУТД не се издават когато: плащането се извършва чрез внасяне на пари в наличност по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит или наличен паричен превод, извършен чрез доставчик на платежна услуга по смисъла на Закона за платежните услуги и платежните системи, както и при пощенски паричен превод, извършен чрез лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски парични преводи по смисъла на Закона за пощенските услуги.

Когато плащането се извършва чрез пощенски паричен превод, на клиента се предоставя хартиен или в електронен вид документ, съдържащ най-малко информацията по чл. 26, ал. 1, т. 1, 4, 7 и 8 от Наредбата.

Лицата, които извършват продажби на течни горива чрез средства за измерване на разход, трябва да регистрират и отчитат продажбите на течни горива чрез издаване на фискална касова бележка (фискален бон) от електронна система с фискална памет (ЕСФП), включително за: платените чрез внасяне на пари в наличност по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит, наличен паричен превод или пощенски паричен превод, извършен чрез лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски парични преводи по смисъла на Закона за пощенските услуги. Задължението за издаване на фискален бон се отнася и за извършване на продажби от ЕСФП, работеща в режим на самообслужване.

Лицата, упражняващи свободна професия, не са длъжни да издават фискална касова бележка от фискално устройство, за тях е приложима нормата на чл. 9, ал. 2 от ЗДДФЛ, съгласно която те са длъжни да издават документ за придобитите от тях доходи, съдържащ реквизитите на първичен счетоводен документ.

Важно:

• ФУ/ИАСУТД изпращат данни за документи за продажби и сторно операции на всеки 5 минути, считано от часа на регистрация на ФУ/ИАСУТД. Ако не може да се изпрати дадена бележка се прави нова сесия и се пробва да се изпратят неизпратените документи;
• При спиране на захранването, извършване на експертиза на ФУ от БИМ, ремонт на ФУ (за вписаното в паспорта време), блокирало ФУ/ИАСУТД, поради нарушена дистанционна връзка с НАП, (за не повече от 48 часа), блокирала ЕСФП, нефункциониране на ФУ поради временна неработоспособност на СУПТО и при бедствие се пишат сторно касови бележки от кочан;
• ФУ не трябва да имат възможността да издават „служебен бон“ в рамките на поръчка преди да е завършила продажбата;
• Не се допуска извършване на продажби на стоки и/или услуги чрез автомат на самообслужване с електрическо захранване при прекъсната връзка между автомата на самообслужване и ФУВАС/фискален принтер.
• Всеки фискален бон трябва да съдържа отпечатан QR код, който съдържа информация за покупката и дава възможност да се провери дали продажбата е отчетена в НАП. 

Редът и начинът за издаване на документи за продажби и сторно операции в търговски обект, както и съдържанието на документите са регламентиран подробно в глава 4-та „Издаване на документ за продажба чрез ФУ и ИАСУТД“ от Наредбата.

Извън случаите на продажби и сторно операции, всяка промяна на касовата наличност като начална сума, въвеждане или извеждане на пари във и извън касата, се регистрира във ФУ или ИАСУТД чрез операциите „служебно въведени“ или „служебно изведени“ суми. Изискванията за промяна на касовата наличност не се прилагат при отчитане на продажби на стоки и услуги чрез вградени фискални устройства в автомати на самообслужване /ФУВАС/
При използване на операциите "служебно въведени" или "служебно изведени" от ФУ/ ИАСУТД се отпечатва бон, съдържащ съобщение "Служебен бон".

Воденето на отчетност от задължените лица в търговските обекти, като например воденето на: книга за дневните финансови отчети; книга (регистър) за дневните продажби; специален регистър за ползваните касови бележки от кочан; предаването на данни в НАП за ползваните бележки от кочан регламентирано подробно в глава 5-та „Отчетност на оборотите от извършени продажби“ от Наредбата.

Във всеки стационарен търговски обект търговецът е длъжен да постави на видно място в близост до ФУ:

• Копие на актуално свидетелство за регистрация на ФУ;
• Съобщение, уведомяващо клиентите за тяхното задължение да съхраняват касовите бележки до напускане на търговския обект;
• Телефонен номер за контакт с офис на НАП по местонахождение на търговския обект.

Задължения на клиентите

• Клиентът е длъжен да съхранява касовата бележка до напускане на търговския обект;
• Когато търговският обект се намира в общо помещение с други търговски обекти или на територията на пазар или тържище, за напускане на търговския обект се счита напускането на общото помещение, съответно пазара или тържището.

Мобилно приложение за контрол на касовите бележки

Съгласно изискванията на Наредба №Н-18/13.12.2006 г. данни за всяка продажба или сторно операция, регистрирана чрез във ФУ или ИАСУТД се предават в НАП на всеки 5 минути, считано от часа и минутата на регистрацията на устройството или системата в НАП. 
Всеки издаден фискален или системен бон за продажба или сторно операция съдържа двумерен баркод (QR код), чрез сканирането на който, всеки клиент може да провери дали данните за неговата покупка/сторно операция са изпратени от устройството/системата на продавача и са отчетени успешно в НАП, както и ако това не се е случило – да подаде автоматично сигнал. 

Проверка за наличие на предадени данни в НАП за конкретна продажба, платена в брой, с чек, ваучер, дебитна или кредитна карта, или с други заместващи парите платежни средства, за която е издаден фискален/системен бон, може да се извърши чрез мобилното приложение на НАП - NRA mobile. Приложението може да бъде свалено на мобилния телефон от App Store или Google Play. След инсталирането му се избира услугата „Проверка на касови бележки“ и се сканира отпечатания на касовата бележка QR код. След проверка приложението връща обратна информация дали сканираната касова бележка е регистрирана на сървърите на приходната агенция.

Санкции за търговците и клиентите

Лице, което не издаде фискален бон от ФУ или системен бон от ИАСУТД или нарушението му не води до неотразяване на приходи се санкционира:

• За физически лица, които не са търговци – с глоба в размер от 100 до 500 лева, а при повторно нарушение – с глоба от 200 до 1 000 лева;
• За юридически лица и еднолични търговци – с имуществена санкция в размер от 500 до 2 000 лева, а при повторно нарушение – с имуществена санкция от 1 000 до 4 000 лева (вижте чл. 185, ал. 1 и чл. 186 от ЗДДС); 
• Със запечатване на търговски обект

Лице, което извърши или допусне извършването на нарушение по чл. 118 от ЗДДС или на нормативен акт по неговото прилагане (например ако при проверка в търговски обект се установи разлика между наличността в касата и отчета от касовия апарат) се санкционира:

• За физически лица, които не са търговци – с глоба в размер от 300 до 1 000 лева, а при повторно нарушение – с глоба от 600 до 2 000 лева;
• За юридически лица и еднолични търговци – с имуществена санкция в размер от 3 000 до 10 000 лева, а при повторно нарушение – с имуществена санкция от 6 000 до 20 000 лева (вижте чл. 185, ал. 2 и чл. 186 от ЗДДС); 

Производител/разпространител на софтуер, който декларира неверни данни в декларацията по чл. 118, ал. 14, се санкционира:

• За физически лица, които не са търговци – с глоба в размер от 1 000 до 3 000 лева, а при повторно нарушение – с глоба от 2 000 до 6 000 лева;
• За юридически лица и еднолични търговци – с имуществена санкция в размер от 5 000 до 10 000 лева, а при повторно нарушение – с имуществена санкция от 10 000 до 20 000 лева (вижте чл. 185а, ал. 1 от ЗДДС); 

Лице, което е избрало да използва в търговския си обект софтуер за управление на продажбите, включен в публичния електронен списък на СУПТО, поддържан от НАП, но което за управление на продажбите в този обект използва друг софтуер/модул от софтуер, невключен в списъка се санкционира: 

• За физически лица, които не са търговци – с глоба в размер от 1 000 до 3 000 лева, а при повторно нарушение – с глоба от 2 000 до 6 000 лева;
• За юридически лица и еднолични търговци – с имуществена санкция в размер от 5 000 до 10 000 лева, а при повторно нарушение – с имуществена санкция от 10 000 до 20 000 лева (вижте чл. 185б, ал. 1 от ЗДДС); 
• Със запечатване на търговски обект

Физическо лице, което фактически е било длъжно да издаде касова бележка и е приело плащане в брой, без да издаде такъв документ, се санкционира с глоба от 100 до 500 лева. (вижте чл. 185, ал. 3 от ЗДДС)

Физическо лице, което не изпълни задължението си да съхрани касовата бележка до напускането на търговския обект, се санкционира с глоба в размер на 5 лева, която се събира на място с квитанция. (вижте чл. 185, ал. 6 от ЗДДС)